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- Vorwort von Stephan List
- Vorwort von Susanne Luithlen
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Einleitung
- Nutzen
- Überblick über das Buch
- An wen richtet sich dieses Buch?
- Weiterführende Literatur
- Unsere Blogs rund um das Thema „Selbstorganisierte Teams“
- Downloads, Tools, Beratung und Training
- Kontakt zu den Autoren
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I Grundlagen
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1. Ziele einer teamorientierten Ablage
- 1.1 Zweck der Ablage: Zusammenarbeit im Team
- 1.2 Überwindung der Siloablage
- 1.3 Schlanke Ablage
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2. Vorgangsbegriff
- 2.1 Vorgang
- 2.2 Aktivität und Termin
- 2.3 Meilenstein
- 2.4 Prozess
- 2.5 Objekt
- 2.6 Synchronisation im Team und im Unternehmen
- 2.7 Begriffe im Überblick
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3. Ablage nach Vorgängen
- 3.1 Vorgangsordner bilden
- 3.2 Elektronische Registratur für abgeschlossene Vorgänge
- 3.3 Bedeutung der Strukturierung nach Vorgängen
- 3.4 Sortieren der Vorgänge nach Geschäftsprozessen
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4. Rollen
- 4.1 Vorgangsteam
- 4.2 Vorgangseigner
- 4.3 Prozesseigner
- 4.4 Informationsmanager
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5. Steuerungsdokumente
- 5.1 Vorgangsliste
- 5.2 Das Ordnerplandokument
- 5.3 Informationsmanagement-Knigge
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6. Praktiken des Informationsmanagements
- 6.1 Gemeinsame Ablage benutzen
- 6.2 Denken in Vorgängen, Namensregeln für Vorgänge
- 6.3 Objektakten führen - Ort für statische Informationen
- 6.4 Prozessspezifisches Teamwissen in Vorlagenordnern verwalten
- 6.5 Regeln für das Abschließen von Vorgängen, Archivieren
- 6.6 Einen prozessorientierten Ordnerplan erarbeiten
- 6.7 Namensregeln für Dokumente
- 6.8 Unterordner strukturieren
- 6.9 Reduzieren von Ablageorten
- 6.10 Automatisieren
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7. Lernen aus Erfahrung
- 7.1 Fangen Sie klein an!
- 7.2 Machen Sie klein weiter - hören Sie nicht auf!
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1. Ziele einer teamorientierten Ablage
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II Anwendung
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8. Arbeit mit einer Vorgangsliste
- 8.1 Das Zentrum des Informationsmanagements
- 8.2 Vorgangsliste Basisstufe
- 8.3 Die Klärung des Vorgangsbegriffs ist eine Teamaufgabe, die nie endet
- 8.4 Vorgänge und Aktivitäten in der Vorgangsliste
- 8.5 Vorgänge mit Windows-Ordnern verknüpfen
- 8.6 Prozesse in die Vorgangsliste einfügen
- 8.7 Vorgängen Status zuweisen
- 8.8 Vorgangsliste in der Gesamtschau
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9. Umgang mit der Ablage
- 9.1 Eine gemeinsame Ablage ist keine Bibliothek
- 9.2 Das einfachste Ablagesystem - Ablegen nach Vorgängen
- 9.3 Lokale Suchmaschine anstatt Ablage?
- 9.4 Drei Schritte zur übersichtlichen Ablage
- 9.5 Interne E-Mails verringern: Gemeinsame Ablage für Vertriebsvorgänge
- 9.6 Umgang mit Schriftverkehr
- 9.7 Wie verwaltet man Planänderungen?
- 9.8 Wie führe ich eine elektronische Tagesmappe?
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10. Umgang mit E-Mails
- 10.1 Was sind E-Mails?
- 10.2 E-Mail-Regeln im Team
- 10.3 E-Mails gehören in die gemeinsame Ablage
- 10.4 E-Mail-Postfach aufräumen
- 10.5 Sind Chats eine Alternative zu E-Mails?
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11. Umgang mit Meetings
- 11.1 Welche Ziele verfolgen wir mit Meetings?
- 11.2 Informationen ohne Meetings austauschen
- 11.3 Entscheidungen mit weniger Meetings treffen
- 11.4 Wie Sie Ihre Meetings radikal verkürzen können
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12. Umgang mit dem Kalender und Terminen
- 12.1 Termine im Team abstimmen
- 12.2 Termine reduzieren
- 12.3 Aufwand für Terminfindung reduzieren
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13. Umgang mit Aufgaben
- 13.1 Was sind Aufgaben?
- 13.2 Software zur Aufgabenverwaltung allein hilft nicht
- 13.3 Überblick über sehr viele Aufgaben behalten
- 13.4 Überblick mit visuellen Boards
- 13.5 Überblick über Vorgänge mit der Ablage behalten
- 13.6 Aufwände für Aufgaben schätzen
- 13.7 Daten der Aufgabenbearbeitung sammeln
- 14. Ein Beispiel eines prozessorientierten Ordnerplans
- Dank
- Verwendete Literatur
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8. Arbeit mit einer Vorgangsliste
- Anmerkungen
Praxisbuch Informationsmanagement
Wissen im Unternehmen teilen. Guter Umgang mit Dokumenten, E-Mails, Aufgaben und Meetings
Wir haben nicht zu wenige, sondern zu viele Informationen. Das ist das Neue unseres Zeitalters. Modernes Informationsmanagement hat deshalb als erste Herausforderung: Wie organisieren wir das Vergessen? Server und E-Mail-Fächer quellen über, ToDo-Listen werden immer länger. Eine strukturierte Vorgehensweise, mit diesem Problem umzugehen, gibt es bislang nicht.
Die 2. Herausforderung für den Umgang mit Informationen: Wie schaffen wir den Übergang von einer Einzelkämpferkultur zu einer Kooperationskultur? Wer Informationen braucht, hat oft keinen Zugriff darauf. Auch im 21. Jahrhundert organisieren wir die Verwaltung von Dokumenten und Aufgaben oft noch in abgeschotteten Silos. Ein hoher unproduktiver Synchronisationsaufwand in Form interner E-Mails, Telefonaten und Sitzungen ist die Folge.
Das Buch schlägt den Übergang zu einem Denken in Vorgängen vor. Daraus ergeben sich Lösungen für beide Fragestellungen. Denn Kern der Wertschöpfung und Weiterentwicklung eines Unternehmens ist das Abschließen von Vorgängen. Organisiert man die Verwaltung von Dokumenten und E-Mails nach dieser Logik, kann man den Zugriff der Teams auf ihre Vorgänge einfach organisieren. Und auch das Aussondern nicht mehr benötigter Dokumente macht keine Umstände mehr.
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About the Book
In einem ersten Teil Grundlagen stellt das Buch in sieben Schritten die Grundbegriffe eines agilen prozessorientierten Informationsmanagements vor. Dabei dienen die Vorgaben der DIN ISO 15489 als Leitplanken. In einem zweiten Teil werden spezielle Anwendungsgebiete, wie Ablage, Umgang mit E-Mails, schlanke Meetings behandelt und ein prozessorientierter Ordnerplan präsentiert.
Das Buch hat ca. 150 Seiten (PDF-Ausgabe) und über 60 Abbildungen.
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About the Authors
Wolf Steinbrecher
Wolf Steinbrecher (Diplom-Volkswirt, Maître ès Sciences Economiques) ist ein Gesellschafter und Geschäftsführer der Common Sense Team GmbH. Er hat das Konzept des „Prozessorientierten Informationsmanagements“ für selbstorganisierte Teams entwickelt. Er berät Unternehmen und Behörden auf allen Gebieten des Informationsmanagements, insbesondere auch im Wissensmanagement und bei der Einführung von DMS-Systemen.
Jan Fischbach
Jan Fischbach ist Organisationsberater. Im Common Sense Team hilft er seinen Kunden dabei, Strategien und Strukturen zu entwickeln. Bei der HLSC GmbH (Scrum Events) gibt er den Kunden Anleitung zu Scrum und Agilität. Zudem ist er Mitorganisator des freiräume.camps in Hannover.
Nach dem Studium der Elektrotechnik hat er bei einer großen Unternehmensberatung gearbeitet. Danach folgten viele Jahre in der Medienindustrie, wo er auch umfangreiche Erfahrungen im IT-Betrieb gesammelt hat. Im Jahr 2013 hat er mit anderen Kollegen zusammen die Common Sense Team GmbH in Karlsruhe gegründet.
Der private Jan Fischbach wohnt an der Nordseeküste.
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